Lors du lancement d’une transformation le sponsor a un rôle décisif.
Très souvent les entreprises se lancent dans des transformations, à l’échelle ou non, en faisant appel à des coachs ou à des consultants externes. Et en interne il y a un porteur du projet de transformation qui est appelé le sponsor. Il n’est pas forcément le « chef » ou le « payeur », même si dans la pratique il arrive souvent que le sponsor porte un de ces rôles. Il est avant tout celui qui suit la transformation, qui s’assure de sa bonne mise en œuvre et s’assure que ses équipes se sentent bien.
Lors du lancement, auquel participent toutes les parties prenantes, il donne la vision en expliquant pourquoi la transformation est souhaitée et mise en place au sein de l’entreprise. Il explique en quoi l’accompagnement va aider les équipes dans cette démarche et pourquoi ces dernières ont été choisies pour cette phase de lancement.
En effet, si une équipe se lance dans une démarche d’amélioration continue (Lean, agile, DevOps ..), elle doit comprendre de quelle manière elle contribue à l’atteinte d’un objectif commun et stratégique d’entreprise. Clarifier la valeur apportée par les différents acteurs de la démarche va permettre de créer l’impulsion de départ pour lancer « l’aventure ».
Le sponsor doit passer des messages clairs et forts. Il doit les exprimer à tous et de manière explicite, par exemple : « Je vous fait confiance car nul ne connait mieux votre métier que vous. Vous êtes les experts de votre métier et c’est pour cela que vous faites partie de l’entreprise. Soyez créatifs, n’hésitez pas à challenger le statut quo et les pratiques actuelles car si on continue de faire pareil et que l’on s’attend à des résultats différents ça n’a pas de sens. »
Nous pouvons résumer 5 attitudes du sponsor dans son rôle au quotidien de la manière suivante :
- Engage
Comme on l’a dit, le sponsor doit porter la vision qui drive la transformation. Pour engager les personnes il doit donner du sens à ce qui est fait. Ce qui veut dire qu’il doit être clair pour les équipes qu’elles peuvent se référer au sponsor si elles ont des questions ou des incompréhensions, et qu’il doit être disponible pour leur répondre et « réaligner les planètes » si besoin.
- Challenge
Pour challenger les équipes, le sponsor doit faire la revue de leurs indicateurs pour voir avec eux leur évolution et surtout la comprendre. Les indicateurs doivent permettre de voir en un coup d’œil si « on est dans le vert ou le rouge » et doivent être commentés par les équipes. Les équipes commentent « les pics et les vallées », autrement dit elles expliquent ce qu’il s’est passé en répondant à deux questions :
- Quelles ont été les difficultés rencontrées qui expliquent les baisses de perf et qu’est-ce qui va être mis en place pour que cela ne réapparaisse plus ?
- Qu’est-ce qui a été fait de nouveau ou de différent qui explique les améliorations de perf et comment on a capitalisé sur ces nouvelles bonnes pratiques ?
Le sponsor n’est donc pas présent pour juger, voire critiquer les équipes ou leur mettre une certaine pression. Il est présent pour les challenger et comprendre ce qu’elles vivent et s’assurer qu’elles sont bien en situation de réussite pour atteindre leurs objectifs.
- Go & see
Aller voir sur le terrain, dans les équipes, ce qu’il s’y passe est fondamental pour le sponsor. Il doit aller voir une pièce produite par une équipe de manière régulière et ne pas se contenter de lire des reportings. Il doit être proche des équipes et trouver les réponses aux questions qu’il se pose là ou l’activité se passe, car la vérité est sur le terrain et seulement sur le terrain. En étant sur le terrain on apprend sur la production et les process car ils sont visibles, en lisant un reporting on apprend sur celui qui l’a écrit …
- Respect
Le respect des personnes passe par le fait d’aller voir les résolutions de problèmes faites par les collaborateurs. En effet le sponsor n’est pas là pour trouver des réponses ou des solutions à la place des équipes mais pour favoriser leur capacité à trouver les solutions par eux-mêmes. En d’autres termes, il a seulement le droit de poser des questions. Il est donc nécessaire qu’il assiste, par exemple, à la présentation d’un PDCA rédigé par une équipe. (Vous trouverez des éléments sur cet outil dans l’article Le PDCA expliqué en speed.)
- Support
Le sponsor doit s’impliquer dans la levée des obstacles pour les équipes. En effet, les collaborateurs vont identifier des irritants et des obstacles qui ne seront parfois pas à leur main. S’ils ne peuvent pas mettre en place une action par eux-mêmes il faut prendre le sujet pour eux. Ce sera le rôle du sponsor de les aider en traitant ces sujets.
